우리나라 중소기업의 인력운영에 관련된 여러 어려움이 있지만 그 중 으뜸을 차지하는 것이 잦은 인력의 퇴직으로 업무의 흐름이 차단되는 것이다.

업무의 노하우가 직원 각자에게 차곡차곡 쌓여야 기업의 성과로 연결되는데 쌓이기는커녕 어느 날 갑자기 사표 한 장 던지고 퇴직을 하니 회사 운영에 적잖은 어려움이 따른다. 이렇게 직원이 갑자기 퇴직을 하면 기업은 2가지 문제를 해결해야 한다

첫째, 후임자 충원 문제이다. 회사에 인력 여유가 있으면 기존 직원을 임명해 빈자리를 메꿀 수 있지만 그렇지 못한 경우 당장 외부에서 인력을 충원하기는 쉽지 않다. 그래서 평소에 직원의 퇴직을 염두에 두고 외부에서 데려올 만한 사람을 물색해둬야 한다. 그 역할은 아주 작은 기업의 경우 사장이 할 수 밖에 없지만 웬만한 규모의 기업이라면 중간 간부들에게 평소에 외부의 인적 자원을 항상 눈여겨보도록 강조를 해둬야 한다.

갑작스러운 인력 공백 시 간부가 사장에게 "사장님, 너무 걱정하지 마십시오. 이럴 때를 대비해서 업계에서 일 잘한다는 평판을 받는 친구들 몇 명과 알고 지냈는데 입사 의사를 타진해 보겠습니다" 이렇게 말할 수 있도록 평소에 인력 충원에 대한 미션을 현업 간부에게 부여해야 한다.

일부 회사에서는 인력 충원의 책임이 회사 인사부서에만 있는 줄 아나 인사부서는 채용과 관련한 행정절차를 진행하는 부서임을 명심해야 한다. 특히 경력직원을 외부에서 충원할 경우 해당 부분 업계 사정을 잘 아는 간부의 역할은 아무리 강조해도 지나침이 없을 것이다.

한편, 후임자를 외부에서 채용하기 전에 반드시 미리 검토해야 할 일은 '꼭 후임자를 채용해야하는가' 문제이다. 퇴직자 업무 중 불필요한 업무는 과감히 없애고 필요한 업무를 주위 동료직원들이 나눠서 할 수 있는지 가능성을 검토해야 한다. 만약 동료 직원들이 업무를 나눠서 하게 된다면 퇴직자에게 들어갔던 인건비를 고려하여 업무가 추가된 직원들의 연봉인상을 과감히 해줄 필요가 있다. 직원들이 이직하게 되는 많은 이유가 연봉 수준이 낮아서인데 이렇게 되면 직원들의 퇴직요인도 제거하게 되어 회사로서는 일석이조의 효과를 거두게 된다.

둘째, 퇴직자의 업무 인수인계문제이다. 퇴직자의 업무가 제대로 인수인계가 안되면 업무 공백은 필연적이다. 일단 퇴직자의 퇴직일자를 최대한 연기할 필요가 있는데 대개 회사들의 취업규칙에는 '퇴직하기 한달 전 사직서를 제출할 것'을 규정하고 있으나 민법 규정에 따르면 월급제 근로자의 경우 그 이상 기간 퇴직 일자를 연기할 수 있다. 그러기 위해서는 취업규칙을 "퇴직일은 민법 규정에 의한다"라고 바꿀 필요가 있다.

한편 '업무인수인계 규정'을 만들어 사표제출일부터 퇴직일까지의 기간 동안 본인이 수행하던 업무개요, 진행상황, 거래선내역 및 연락처(영업직), 미결사항을 '업무인계인수서'에 작성하여 후임자와 업무책임자인 팀장의 확인을 받도록 해야 한다.

업무인계인수와 관련하여 유의할 점이 있다. 아무리 인수인계규정이 있더라도 평소에 팀장이 직원의 업무(거래선 등)를 파악해두지 않으면 퇴직 시 인수인계를 하더라도 형식적으로 될 가능성이 있다. 팀장이 직원의 업무 현황을 잘 모르므로 인계하는 내용이 맞는 지 틀린 지 확인할 방법이 없이 그냥 형식적인 싸인만 하게 될 가능성이 있다.

반면, 팀장이 직원의 업무를 평소 확실히 파악해두고 있으면 인계인수의 속도와 정확성이 높아진다. 평소에 간부가 부하 직원의 업무를 파악해둬야 하는 중요성이 여기에 있다.